Kapat
Reklam Alanı
Reklam Alanı
Bilgisayar 190 0

Birden Fazla kişiye ayrı ayrı tek seferde mail gönderme.

MİCROSOFT OFFİCE MAİL MERGE

Birden fazla kişiye mail göndermek istiyorsunuz ama gönderilen dokümanın aynı zamanda kişiye özel olmasını istiyorsunuz. Bu gibi durumlarda ya her kullanıcının mailini tek tek hazırlayıp gönderirsiniz yada mail merge uygulamasını kullanırsınız.

Mail Merge Nedir ?

Mail Merge Microsoft Office uygulamasında 2000 yılından beri var olan adres ve mektup birleştirme sistemidir. Özetle adres verilerinizin bulunduğu veri dosyasını kullanarak word üzerinde hazızrladığınız metni kullanıcılara tek tek gönderme kuralının genel adıdır. Mail Merge uygulaması ile zarf (Alıcı Adı ve Adresi değişken), kupon (içerik sabittir ama numaralar değişken), etiket uygulamaları da yapabilirsiniz.

Mail Merge Nasıl Kullanılır ?

Önce bir senaryoya ihtiyacımız var. Örneğin şirketiniz maaşlarda değişiklik yaptı ve bu değişikliği bütün personellere ayrı ayrı iletmeniz gerekiyor. Herkesin maaşı ayrı değerlendirileceği için kişileri mailde CC ye ekleyerek gönderemezsiniz. Ya tek tek mail hazırlayıp göndermelisiniz ya da Mail Merge uygulamasını kullanarak göndermelisiniz.

Word programını açıp Mailing (Postalar) sekmesinden Start Mail Merge (Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat) menüsünden Letters (Mektuplar) menüsüne tıklanır.

 

Mektubu hazırladığımıza göre boşluk bıraktığımız alanları doldurmak üzere bir veri dosyası bağlamalıyız. Bu işlem için üç yöntem kullanılabilir.

  • Word’un içinde yeni bir liste oluşturmak
  • Daha önce oluşturduğumuz bir bir listeyi çağırmak
  • Outlook içerisindeki adres listesini çağırmak

Bu örneklemede ikinci adım olan “Daha önce oluşturduğumuz bir bir listeyi çağırmak” kullanılacak.

Bu işlem için Mailing (Postalar) sekmesinden Select Recipients (Alıcıları Seç) menüsüne gelip Use Existing List… (Varolan Listeyi Kullan) seçeneğini seçmelisiniz. Karşınıza gelen ekranda daha önceden hazırladığınız Excell dosyasını seçebilirsiniz . Veri dosyasını oluştururken dikkat etmeniz gereken şey satır ve sütunlara birbirinden farklı verileri girmeniz. Sistem Excell in dışında bir çok uygulamayı destekliyor olsa da Excell en iyi seçim olacaktır.

 

Veri dosyamızı seçtikten sonra aşağıdaki ekran gelecek . Gelen ekranda excell in hangi sheet ni kullanmak istediğinizi belirleyip ok diyebilirsiniz.

 

Şu anda veri dosyasını mektuba bağlamış durumdasınız. Daha sonra Edit Recipients List (Alıc Listesini Düzenle) seçeneğine tıklayarak maili hangi kullanıcılara göndermek / göndermemek istediğinizi belirleyebilirsiniz. Ayrıca excell üzerinde herhangi bir kullanıcının verisi için kural oluşturarak o kişiye giden mektupta kendisi için hazırladığınız notun görünmesini de sağlayabilirsiniz. Bir sonraki mail merge makalesinde excell üzerinden formül girerek kişiye özel not düşme de gösterilecektir.

 

Kime göndereceğimizi seçtikten sonra sıra mektup içindeki değişken alanlara geliyor. Bu işlem için Insert Merge Field (Birleştirme Alanı Ekle) menüsüne tıklarak daha önce boş bıraktığımız yerlere uygun özel alanları seçiyoruz. Özel alan mektuba eklendiğinde «Ad» «Soyad»  gibi görünecektir. Bu alanda yazının fontunu ve rengini değiştirebilirsiniz.

 

Şu anda mektup hazır ve işaretli kullanıcılara iletilmeye hazır ama yine de göz atmakta fayda var. Mektubu kullanıcıya göndermeden önce Preview Results (Sonuçların Ön İzlemesi) bölümünden önizleme yapabilirsiniz.

 

Önizlemeyi tamamladıktan sonra Finish & Merge (Bitir ve Birleştir) menüsünü kullanabilirsiniz. Burada karşımıza 3 seçenek çıkıyor :

  • Edit Individual Documents… (Tek Tek Belgeleri Düzenle)
  • Print Documents (Belgeleri Yazdır)
  • Send E-Mail Messages (E-Posta İletileri Gönder).

Yapmak istediğiniz işlemi sçtikten sonra ok (Tamam) işaretlenerek mektup kullanıcılara ulaştırılır.