Doğu Han Beyliği çağında (M.S. 105) yaşamış Cai Lun (Tsai Lun); ipek kumaş üretimi ile bağıntılı olan kağıtların pahalı ve üretimin yavaş olmasından dolayı ağaç kabuğu, balık ağı, kumaş ve çalı çırpı üzerinde ipek üretimi ile ilgili tüm bilgi ve tecrübelerini kullanarak yazmaya uygun daha ucuz sak lifi kağıtlar üreterek halk arasında kağıt kullanımını yaygınlaştırmıştı uzun süren çalışmalardan sonra saklaması kolay dayanıklı bir kağıt elde etmeyi başardı. “Tsai Lun Kağıdı” olarak adlandırılan bu kağıt koyun derisi, kaplumbağa kabukları gibi yerlere yazılan metinlerin daha okunaklı ve depolanabilir ortamlara yazılmasına imkan sağladı. Günümüzün kağıt üretimi halen aynı tekniklerle yapılır.
Yüzyıllardır uygulanan bu teknik insanlığın tüm bilgilerini sakladı. Tarihin depolanmasında önemli yer tutan kağıt sonraları paradan daha değerli evraklar haline geldiğinde insanlık yeni arayışlara girdi. Dünya üzerinde basılı en büyük paranın bile değersiz kaldığı senet ve sözleşme gibi evrakların yönetimi için ülkelerde özel birimler, bakanlıklar hatta saklama alanları oluşturuldu. Zaman ilerleyip bilgi arttıkça kağıt kullanımı da arttı ve artık depolama bir sorun haline geldi.
Resimde Microsoft’un kurucusu Bill Gates’in sadece 600 Mb lık bir Compact Disk te depolanmış verilerin yazılı olduğu kağıt destelerinin üzerinde oturduğu görünmektedir. 600 Mb lık veri için binlerce sayfa kağıt kullanılmıştır.
İnsanlık, bu sorunu ortadan kaldırmak için farklı teknikleri denedi. Mesela kağıtlarda olan bilgileri depolama araçlarına aktardı. Önceleri delikli plaketlerle sayısal veriler haline getirilen metinler daha sonra manyetik kasetlerde depolandı. Depolama alanının yeterli olmadığını fark eden insanlık daha çok bilgiyi daha az yer kaplayan araçlara aktarmak için teknolojinin peşini bırakmadı ve compakt diskleri icat etti. Gümüş kaplı plakaları özel lazerlerle yakarak sayısal verileri anlamlı hale getiren insanlık aynı sistemin daha da sıkıştırılması için çaba harcadı. Neticede, hard disk diye adlandırdığımız depolama araçları hem veri depolama hem de bilgisayar dünyasının hızlı bir sıçrama yapmasını sağladı.
Öyle ki, insanlık bunu da yeterli görmedi. Daha çok veriyi daha küçük ortamlara daha hızlı aktarabilmek için katı hal sürücülerini oluşturdu. Bu sürücüler için biyolojiden kimyaya, atom fiziğinden astronomiye tüm bilgisini kullandı . Katı hal sürücü olarak hayatımıza giren bu yapılar insanların sayfalar dolusu veriyi bir arada tutabilmesi için gelinen son nokta oldu.
Hızla artan nüfus, enerji ihtiyacından savaş stratejilerine kadar tüm gereksinimler için önü alınamayacak verinin depolanması ihtiyacını beraberinde getirdi. Verinin bir alanda depolanması artık basit ama ahitname niteliği taşıyan evrakların kişiye özel hale gelmesi için kağıt kullanımı aynı hızla devam etti. İnsanlık bu gelişmeleri yakından takip ederken kazandıklarının yanında kaybettikleri de oldu. Kağıt üretiminden edüstriyel ürünlere kadar tüm faaliyetler doğanın tahrip olmasını sağladı. Tahrip olan doğa sera gazının artmasına, sera gazının artması da iklimsel değişikliğe sebep oldu.
Yaşanılabilir bir dünyayı temin etmek için tedbirler almaya başlayan insanlık bir doğaya zarar vermeyen tekniklerin geliştirilmesi için çaba harcamaya başladı. İğneden ipliğe kadar tüm detayları inceleyen araştırmacılar akla gelebilecek tüm gereksinimleri en az kaynak kullanarak, en hızlı biçimde halletmek için fikir birliği yaptı. Elde edilen sonuçlardan biri de kağıdın kullanımının artık bir kenara bırakılması oldu.
Nasıl Olacaktı ?
Her şey tamam ama kağıt olmadan o kadar sözleşme, evrak ve hesap işleri nasıl kağıt kadar başarılı sonuçlar verecekti ? Bu konuda teknolojik gelişmeler adeta “ben hallederim” çıkışı yaptı ve duruma el attı. Hayatımıza son 5 yıl içinde giren bulut teknolojisi tüm gereksinimleri karşılayacak kadar başarılı sınavlardan geçti.
Devlet dairelerinden özel şirketlere kadar tüm kurumlar kağıt kullanımı konusunda hem fikir oldu ve evrak sistemlerinin bulut teknolojisiyle entegrasyonuna “tamam” dedi. Önceleri standart bir A4 üzerine yazılan sözleşmeler ve tutanaklar tarama araçlarında taranarak bulut sistemlere aktarıldı. Katı hal sürücülerinin bir araya getirildiği depolama ortamları hayatımıza “Cloud data center” olarak adlandırılan bulut depolama merkezlerini soktu. Uluslara arası anlaşmalarla koruma altına alınan bu merkezlerde saklanan veriler kağıttan daha başarılı saklandı ve yıllarca bozulmayacak kadar güvenli hale getirildi. Aynı verinin birden fazla kopyasını doğaya zarar vermeden oluşturabilen, dünyanın her noktasından erişime izin veren yeni çağ depolama sistemi şirketlerin de işine geldi.
Daha az maliyetle, daha hızlı ve güvenli işlemler gerçekleştiren işletmeler peşi sıra dijital evrak sistemlerine yöneldi. Peki, müşteri ilişkilerinden ekonomik tablolara her şeyi değiştiren bu teknoloji nasıl çalışıyor?
Adından da anlaşılacağı gibi dijital evrak, evrakların kağıt ve benzeri ortamlardan sayılsal ortamlara taşınması prensibine dayanır. Evrak hangi ortamda olursa olsun tarayıcı sistemlerle sayısal veriye dönüştürülerek adreslenir ve kullanıma özel tasnif edilir. Fiziksel veya sanal sunucularda depolanan yüz binlerce evrak tarama esnasında tasnif edildiği için evrakları ihtiyaç anında bulmak kolaydır. Evrak yönetim sistemleri için önceleri daha klasik sistemler kullanılmıştır fakat günümüzün yazılım uzmanları evrakları çok daha hızlı ulaşılabilir hale getirmiştir. Yapay zeka ve anımsama, kendinden öğrenme gibi yeteneklerle donatılan evrak yönetim sistemleri müşteri ile işletme, devletle vatandaş arasındaki iletişimi hızlandırarak ekonomik getiri sağlar. Sadece ekonomik getiriyle kalmayıp veri güvenliği, geriye dönme, geleceğe dair istatistikler oluşturma imkanlarını da sunar.
BİN 500 YER KAPLAYAN
5 MİLYON EVRAK DİJİTALLEŞTİRİLİRKEN
İşletmeler Dijital Evrak İle Neler Kazanır ?
İşletmeler ve kurumlar dijital evrağa geçerek adeta bir dönüşümü gerçekleştirir. Bu dönüşüm özetle şu faydaları beraberinde getirir.
Kırtasiyecilikten kurtulma
İşletmeler dijital evrak sistemleri sayesinde kırtasiyecilikten kurtulur. Bu durum kağıt kullanımını ortadan kaldıracağı için maliyet ortadan kalkar.
Bürokrasi azalır veya ortadan kalkar
İşletme ve kurumları en çok yoran durumlardan biri bürokratik işlemlerdir. Onaylanması veya imzalanması gereken evrakların fiziksel olarak bir noktadan bir noktaya güvenle ulaştırılması zaman alır. Dijital evrak işlemlerin hızlıca halledilmesini sağlayarak iş gücünün verimli kullanılmasına imkan sağlar. Bu imkan işletmeye maddi kazanç olarak geri döner çünkü işletmeler az zamanda çok iş yapıp çok iş için çok para kazanmak için vardır.
Geçmişi Görme
İşletme ve kurumlar uzun soluklu işlerde çalışma körlüğü yaşayabilir. Sürekli akan veri kontrol edilmesi güç bir hal alır ve genelde yüzlerce sayfalık dosyalar detaylı incelenmez. Gözden kaçan yüzlerce ayrıntı geçmişe karışıp gitmiştir. Geri dönüp olan biteni kontrol etmek işletmeler bu iş için zaman kaybetmek yerine teorilerini değiştirip kazancı arttırma peşine düşer ama bu teoriler her zaman işe yaramaz. Yanlış düşünülen bir hamle şirkete zarar olarak dönebilir. Dijital evrak sistemleri yıllar önce olup biteni geriye dönük izleme imkanı sağlar. Bu imkan işletmenin nereden nereye geldiği konusunda fikir sahibi olmasını sağlar. Yeni stratejiler için deneyimi gözler önüne seren bu imkan işletmenin rakipleri karşısında güç kazanmasını sağlar.
Gelecek Hayali Kurma
Dijital evrak sistemi geçmişten günümüze izlenebildiği için gelecek stratejilerinin belirlenmesinde kilit rol oynar. Gelecekte sanki gerçekleşmiş gibi test ortamlarının yaratılması için imkan sağlayan dijital evrak hep daha iyisini düşünmek için akıl hocası görevi görür.
