BPMS Tool ile ITSM Tool Arasındaki Fark Nedir?
BPMS (Business Process Management Suite) araçları, iş süreçlerinin yönetimi ve iyileştirilmesi için kullanılan yazılımlardır. Bunlar genellikle şu işlevleri sağlar:
- Süreç Otomasyonu: İş süreçlerinin otomatikleştirilmesini sağlar, bu da iş akışlarının daha verimli ve hatasız olmasını sağlar.
- Görev Yönetimi: Görevleri atanması, takibi ve tamamlanması için kullanılır. Bu, iş yükünün dağıtılmasını ve takibini kolaylaştırır.
- Raporlama ve Analiz: İş süreçlerinin performansını izlemek için raporlar ve analizler sunar. Bu sayede süreçlerdeki zayıf noktalar belirlenebilir ve iyileştirmeler yapılabilir.
- İşbirliği ve İletişim: Çeşitli ekipler ve kullanıcılar arasında işbirliğini ve iletişimi artırmak için platformlar sağlar.
- Dokümantasyon ve Yönetişim: İş süreçlerine ilişkin dokümantasyonu sağlar ve yönetişim süreçlerini destekler.
BPMS (Business Process Management Suite) ile ITSM (IT Service Management) araçları birbirine benzese de amaçları, kullanım alanları ve kapsamları bakımından önemli farklara sahiptir.
Amaç/Kapsam
| Özellik | BPMS | ITSM Tool |
|---|---|---|
| Temel Amaç | İş süreçlerini modellemek, otomatikleştirmek ve optimize etmek | BT hizmetlerinin sunumunu, takibini ve iyileştirilmesini sağlamak |
| Kapsam | Şirketin tüm iş birimlerinin süreçlerini kapsar (satış, üretim, finans, insan kaynakları vs.) | Sadece Bilgi Teknolojileri (IT) ile ilgili hizmet ve destek süreçlerini kapsar |
| Özellik | BPMS | ITSM Tool |
|---|---|---|
| Süreç Tanımı | İş akışları BPMN (Business Process Model and Notation) ile modellenir | ITIL süreçleri (Incident, Problem, Change, Request, CMDB vs.) üzerine kuruludur |
| Kullanıcı Kitlesi | Tüm departmanlar (BT dahil) | Genellikle BT ekipleri ve onların hizmet sunduğu kullanıcılar |
| Esneklik | Yüksek – Her türlü iş süreci modellenebilir | Daha yapılandırılmış – Belirli IT süreçleri için optimize edilmiştir |
Görüleceği gibi ITSM araçları genel olarak ITIL süreçlerini doğru uygulamak için kullanılırken BPMN araçları sıralı ve onaylara ihtiyaç duyan uzun çok paydaşlı süreçlerin yönetimi için kullanılmaktadır.
Bir örnek ile destekleyecek olursak, personel izin talebinin BPMN üzerinde nasıl konfigüre edildiğini inceleyelim.
- Çalışan İzin Talebi Başlatır
- Web form üzerinden izin türü, tarih ve açıklama girilir.
- Talep BPMS üzerinde oluşur
- İK Kontrolü
- Sistem otomatik olarak çalışanın kaç gün izni kaldığını ve çıkıp çıkamayacağını kontrol eder
- İzne çıkması için başka bir engel olup olmadığı kontrol edilir.
- Yönetici Onayı
- İzin talebi yönetici onayına sunulur
- Yönetici onaylarsa bir sonraki adıma geçilir reddederse çalışana otomatik red bilgisi gider.
- IK Onayı
- Yönetici onaylatsa talep IK ya iletilir.
- IK izinde dikkat edilmesi gereken hususlar ve vekalet gibi işlemleri uygulama üzerinden kontrol eder ve onaylar.
- Sistem Güncelleme ve Bildirim
- İzin durumu personel sistemine girilir (ERP,HRM vb.)
- Çalışana ve yöneticisine bilgilendirme epostası gönderilir.
- Bazı durumlarda izindeki personelin yetkileri sınırlandırılır ve otomatik mail devreye girer
- Takvim entegrasyonu ile ilgili takvim kapatılır.
Şirketler ve işletmeler için BPMS in katkıları
- Otomasyon: Elle takip ve mail trafiği yerine, süreçler otomatik işler.
- Şeffaflık: Kim hangi adımda ne onayladı, ne zaman yaptı, kayıt altındadır.
- Denetim Kolaylığı: Süreç logları sayesinde iç denetimler kolaylaşır.
- Kural Tanımları: Belirli kurallar (maksimum izin süresi, üst üste izin vb.) otomatik kontrol edilir.
- Entegrasyon: Diğer sistemlerle (bordro, ERP, e-posta vs.) entegre çalışabilir.
Alternatif Kullanım Alanları Nelerdir?
BPMS pek çok alanda kullanılabilir, aşağıda bunlara bazı örnekler verilmiştir. Organizasyon yapısı ve yönetim kültürü uygulamanın yeteneklerini genişletip daraltabilir.
- Satın alma ve tedarikçi onayı süreci
- Müşteri şikayet yönetimi
- Kredi başvuru süreci
- Sözleşme hazırlama ve onay süreci
- Yeni çalışan oryantasyon süreci
Bu Uygulamalar Pahalı Mıdır ?
Kurumsal bir şirket olmak başlı başına zorlu bir süreçtir, önemsiz gibi görünen pek çok konu ele alınır ve çok sayıda sürecin nasıl ilerlemesi gerektiği belirlenerek hem uygulanışı hem de uygulama sonrası gelişim izlenebilmelidir. Bu sebeple çok sayıda uygulama kullanmak gerekebilir. Mesela doküman yönetimi için PDKS, ITIL süreçleri için ITSM Tool, müşteri ilişkileri için CRM ve iş süreç yönetimi için BPMS. Bu tür uygulamaların açık kaynaklı olanları da bulunmaktadır fakat daha profesyonel bir uygulama kullanmak istenirse biraz maliyetli olabilir.
Maliyet Kalemleri Nelerden Oluşur?
| Kalem | Açıklama |
|---|---|
| Lisans Ücreti | Kullanıcı başına, işlem başına veya yıllık abonelik bazlı olabilir. Büyük markalar (IBM, Pega, Appian) genellikle pahalıdır. |
| Kurulum ve Özelleştirme | Süreçlerin BPMS’e uyarlanması için uzman desteği gerekir. Bu danışmanlık maliyetlidir. |
| Eğitim ve Adaptasyon | Kullanıcılar ve teknik ekiplerin eğitilmesi gerekir. Bu da maliyet ve zaman demektir. |
| Bakım ve Destek | Yıllık destek anlaşmaları, güncelleme ücretleri olabilir. |
| Entegrasyon Giderleri | BPMS’in diğer sistemlerle (CRM, ERP, e-İmza vs.) konuşması için özel entegrasyonlar gerekir. |
Uygun Maliyetli / Açık Kaynak BPMS Araçları
| Araç | Lisans | Not |
|---|---|---|
| Camunda | Açık kaynak (community edition) + ücretli enterprise sürüm | Java tabanlı, çok esnek |
| Bonita BPM | Açık kaynak + ücretli enterprise | Kullanımı kolay, GUI odaklı |
| ProcessMaker | Ücretsiz sürümü var | Web tabanlı, sade |
| Joget | Açık kaynak + ücretli seçenekler | Low-code yaklaşımı |
| Flowable | Apache lisansı | Camunda’nın geliştiricileri tarafından kurulmuştur |
Pahalı BPMS Örnekleri
| Araç | Açıklama |
|---|---|
| IBM BPM / IBM BAW | Büyük kurumlara yönelik güçlü ancak maliyetli bir platform |
| Pega BPM | Gelişmiş kurallar motoru, ama çok yüksek lisans maliyetleri olabilir |
| Appian | Kullanıcı dostu, düşük kodlu ama kurumsal fiyatlandırma yapar |
Maliyet Ne Zaman Artar?
- Süreç sayısı çok fazlaysa
- Kişiselleştirme ve entegrasyon ihtiyacı yüksekse
- Kurumsal destek isteniyorsa
- Büyük kullanıcı kitlesi varsa
