RPA adından da anlaşılacağı gibi bazı iş süreçlerini robotik hale getirmek için oluşturulmuş yazılımlara verilen genel addır. Otomobil fabrikasında araç şasesine punta atan robot nasıl programlanmış rutin işleri yapıyorsa RPA da programlanmış rutin yazılım faaliyetlerini yürütmektedir.

RPA nasıl ortaya çıktı?

RPA Makine öğrenmesi, Ekran kazıma, İş Akış Otomasyonu yazılımlarının gelişmesi sonucu ortaya çıkmıştır. Temeli 1959 da Arthur Samuel’in yapay zeka yaratmak amacıyla geliştirdiği makine öğrenmesi yöntemlerine dayanmaktadır. Günümüzde RPA veri bilimi araçlarının tamamından yararlanmaktadır.

RPA Uygulamasının Bölümleri ve Robot Türleri Nelerdir?

RPA uygulamaları temelde üç farklı yazılımdan oluşmaktadır. Studio – Control Panel – Robot.

Studio : Robotik hale getirilecek iş sürecinin senaryosunun aktiviteler (Job) üzerinden flow chart halinde çizildiği alandır. Tüm otomasyon senaryosunu tek ekranda görmek mümkündür.

Control Panel : Orkestratör olarak ta bilinen bu yazılım kurulan senaryo ile robotları birbirine bağlayan yazılımdır. Birden fazla robot ve senaryonun birbirlerini ezmeden ve işleri karıştırmadan düzen içinde gerçekleştirebilmesi orkestratör ekranlarında konfigüre edilmektedir.

Robot: Mouse hareketleri ve tıklamaları, klavye faaliyetleri, ekran kazıma, sesi metne veya metni sese çevirme işlemlerini yapan yazılımlar bütünüdür, gelişmiş robotlar çalışırken bulut bağlantısı yaparak yapay zekadan da yararlanır. Temelde 3 çeşit robot bulunmaktadır.

Attended Robotlar: Bu robotlar işi tam olarak kendileri yapmamaktadır. Bir insan tarafından kendilerine bir veri verilir ve manuel tetiklendikten sonra robot kurgulanmış işi yapıp sonuç getirir.

Unattended Robotlar: Bu robotlar öncesinde konfigüre edilmiş iş süreçlerini insan müdahalesi olmadan kendisi yapmaktadır. Sorunun varlığını anlayacağı logu insanlardan değil sistemlerden alır, kurgulandığı üzere işi yapar ve sonucu yine sisteme teslim eder.

Hybrit Robot : Bu robotlar hem insan müdahalesinin olduğu hem de yapay zeka desteğinin bulunduğu, hem kendi kendine sonuç getirebilen hem de kontrol isteğinde bulunabilen robotlardır. Gelişmiş RPA uygulamalarında yapay zekaya ek olarak RDA yani robotik dijital asistan uygulamalarından da yararlanılır.

RPA Aşamaları ve Ekip Üyeleri

RPA kullanma kararı vermeden önce RPA sürecinin hangi adımlardan oluştuğunu sürecin yönetiminde kimlerin rol alması gerektiğini iyi analiz etmek gerekmektedir. Temel düzeyde RPA kararı verilirken aşağıdaki adımlar ele alınmalıdır.

Planlama: Hangi iş süreçlerinin RPA için uyumlu olduğunun belirlenmesi ve ekiplerce müzakere edilmesi gerekmektedir. Bir işin RPA ile yapılabilir olup olmadığını kestirebilmek için aşağıdaki sorulara cevap aranmalıdır;

➢ Süreç adı
➢ Erişilen sistemler ve ekranlar
➢ Süreç adımları
➢ Aylık işlem adedi
➢ İşlem süresi
➢ Sürecin tamamı dijital ortamda tamamlanıyor mu?
➢ Kural tabanlı mı?
➢ Mevcutta işleyen bir süreç mi?
➢ Sürecin işleyişinde birden fazla sistem kullanılıyor mu?
➢ Süreçte kullanılan verinin tamamı yapılandırılmış ve temizlenmiş mi veya potansiyel içeriyor mu?
➢ Süreçte captcha’lar veya “ben robot değilim” kontrolleri var mı?
➢ Süreçteki sistemlerin tamamı bir sonraki çeyrekte değiştirilmeden kalacak mı?

Edindiğimiz cevaplar yapılması öngörülen işin RPA için uyumlu olduğuna dair bizi yönlendiriyorsa diğer adıma geçilir.

Hesaplama ve uygunluk: Bu adımda önceki analizlerimizle RPA sürecine tabi tutacağımız iş kalemlerinin fayda/zarar eğrisini çıkarmamız gerekmektedir. Fayda kısmında RPA ile devam edildiğinde elde edilecek zaman – adam – gün kazancını zarar kısmında RPA devredildiği için orta ve uzun vadede kuruma olan olumsuz etkilerin incelenmesi gerekmektedir. Örneğin, bir efatura sisteminde fatura numarasının DB ve farklı web servislerde aranması gibi bir rutin olsun. Bu rutin için RPA yöntemi kullanılsın, kısa vadede getirisi çok yüksek olan bu senaryo için RPA kurgusunu yapan pesonelin işten ayrıldığını ekipteki turnover oranının da yüksek olduğu bilinsin. Bu durumda RPA ile sürdürülen iş kısa vadede büyük getiri sağlarken orta ve uzun vadede kalifiye eleman gereksinimi, yeniden kurgu maliyeti doğuracaktır. Hesaplama ve uygunluk adımında tüm ayrıntıların ele alınması gerekmektedir.

Model Seçimi: Planlama ve hesaplama uyumluluk adımlarında elde ettiğimiz bilgiler bu yolda ilerlememiz gerektiğini gösterirse artık RPA için hangi modelin kullanılması gerektiğine karar vermemiz gerekmektedir. RPA uygulamalarının birden çok uygulamanın bir araya gelmesiyle ortaya çıktığına daha önce değinmiştik, tek bir ürün olarak ta RPA kullanılabilir bunlardan bilinenleri UI Path, Blue Prism, Power Automate, Turkcell RPA Ghost olarak sıralamak mümkündür. Aynı zamanda UC4 ve lokal olarak hazırlanmış php, html yazılımlarını robotik süreçler için kullanmak mümkündür. Bu adımda hangi yöntemin ve hangi modelin kullanılmasının daha iyi sonuçlar vereceğine karar verilmelidir.

Proof of Concept (POC) : Kavram kanıtı olarak bilinen POC aslında bir ürünün üretilmesi aşamasında ele alınan süreçtir fakat RPA kullanma kararı için de bir kavram kanıtı süreci gerekmektedir. Daha iyi anlaşılması için şöyle bir senaryo üzerinden ilerleyelim.

Köydeki bahçeye ev yapmak için kağıda taslak çizersiniz, daha sonra mimarlar CAD ortamında çizimi tamamlayarak evin bir prototibini çıkarır, o aşamaya kadar resmi uyumluluktan maliyete kadar her şey yolunda ise mütahit plana sadık kalarak evi yapar. Bu hikayeden alıntılarla POC – Protatip – MVP – Ürün kavramlarını yeniden ele alalım.

• İstediğiniz evin yapılabilir olacağını aile, akraba veya müşteriye kanıtlamak üzere taslak olarak çizdiğiniz karalama resim, kavram kanıtıdır (POC)
• Mimarların sizin karalamanıza bakarak oluşturduğu CAD çizimi Prototiptir.
• Mütahitin, mimarların çizdiği protatipe sadık kalarak yaptığı ev, gün yüzüne çıkarılabilecek ilk ürün – Minimum viable product (MVP) dir.
• Bu tecrübeyi edinip ikinci evi yapıp satarak gelir elde ettiğinizde bu da ürün olacaktır.

RPA için POC adımında RPA yönteminin belirlediğiniz iş kalemlerinde uygulanabilir olduğuna dair amirlerinizi ikna etmeniz gerekmektedir. Aynı şekilde ürünü yazan ve geliştiren kişide sizi ikna etmek için bir POC süreci işletecektir. Hazırladığınız POC ile amirlerinizi ikna ettiğinizde bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

Full-Time Equivalent (FTE): Bu kavaram tam zamanlı eş değer olarak adlandırılır. Bu adım aynı zamanda sürecin canlıya alınması aşamasıdır. Canlıya alınan RPA sürecinin öncesinde insanlar tarafından yapılan iş süreçlerini en minimum düzeyde insanlar kadar iyi yapıp yapamadığının analizini içermektedir. Daha iyi anlaşılması için Vikipedi den alıntıyı inceleyelim;

FTE (Full-time equivalent), bir kurumda veya bir projede bir katılımcının kayıtlarını/işgücü maliyetlerini ölçmek için kullanılan bir yöntemdir. Gerçek çalışma saatlerinin kullanılarak, kişi sayısının belirlenmesinde faydalı olan bir yoldur. Örneğin iki kişilik bir departmanda, bir çalışan 8 saat diğer çalışan da 2 saat çalışıyor olsun ve haftalık çalışma saati de 8 saat olsun. Buna göre kişi sayısı 2 olmasına rağmen tam süreli eşdeğer çalışan sayısı; [(18) + (12)] / 8 = 1,25’dir. Bu hesaplama mantığında, gerçek çalışma saatlerine mutlaka ek mesai saatleri de dahil edilir. Sonuçta, bu metrik, gerçek çalışılan süreye göre yapılan işgücü maliyetlerinin daha şeffaf olmasını sağlar.

https://tr.wikipedia.org/wiki/Tam_s%C3%BCreli_e%C5%9Fde%C4%9Fer#:~:text=Tam%20s%C3%BCreli%20e%C5%9Fde%C4%9Fer%20(TSE)%20(,belirlenmesinde%20faydal%C4%B1%20olan%20bir%20yoldur.

RPA Süreç Ekibi Kimlerden Oluşur?

RPA süreç ekibi minimum 3 kişiden oluşmalıdır. Olmazsa olmaz bu üç rolu şöyle sıralayabiliriz;

Süreç Tasarımcısı – Process Designer : Mevcutta RPA ile yapılması öngörülen işi yapmakta olan kişiler ile iletişime geçerek sürecin doğru bir şekilde yazılı olarak teslim alınması işleminden sorumlu kişiye süreç tasarımcısı denir. Bu kişiler sürecin kurumsallaşmasından sorumlu oldukları gibi süreçle ilgili gelecekte yaşanacak aksaklıklar karşısında sorumluluk sahibidirler.

Otomasyon Mimarı – Automation Architect : RPA araçlarını kullanarak robotize edilecek iş sürecinin senaryosunu studio üzerinde tasarlayan kişilere denir. Bilgisayar programlama ve geliştiricilik rolleri olan kişiler bu görevi sıradan yöneticilere göre daha başarılı sürdürmektedir.

Ürün Yöneticisi – Production Manager : Test edilip hayata geçirilmiş bir RPA sürecinin işleyişine ait sorumluluklar ürün yöneticisine aittir. Ürün yöneticileri robotların zamanında tanımlanmış işleri doğru yapıp yapmadığını kontrol eder ve sorun yaşanması durumunda ilgili kontaklarla iletişime geçer, bu sürede operasyonun olumsuz etkilenmemesi için gerekli tedbirleri alır ve gerekli eskalasyonu sağlar. Yaşanan sorunlardan çıkarımlar yaparak iyileştirme adımları için backlog üretir ve RPA sürecinin geliştirilmesine katkı sağlar.

Bu çekirdek kadroya ek olarak RPA sürecinin büyüklüğüne göre farklı roller de oluşturulabilir. Bunların bazılarını şöyle sıralmak mümkündür;

Proje Yöneticisi : Çekirdek kadronun dışında RPA sürecini yönetmekle görevlendirilmiş kişidir. Raporlamadan kontrole, backlogtan danışman kontaklarıyla iletişimin sağlıklı yapılıp yapılmadığına kadar tüm sürecin sorumluluğu proje yöneticisindedir.

İş ve süreç analisti : Genelde proje yöneticisine raporlayan süreç analistleri bazı durumlarda kalite departmanına da raporlayabilir. İşin prosedürlere uygun ilerleyip ilerlemediğinden ve sürecin fayda – zarar ilişkisinin sayısal verilerle izahından sorumludur.

Süreç Denetleyicisi: Bir çok operasyonda kalite departmanına bağlı olan denetçiler bazı departmanlarda RPA tercih edilmiş projenin amirine doğrudan bağlı olabilir. Süreç denetçileri belirli zamanlarda süreçleri denetleyerek sürecin başta kurgulandığı gibi devam edip etmediğini kontrol eder.

Çözüm geliştiricisi: RPA sistemleri bazı durumlarda revize edilebilir, bu durumlar genelde müşterinin iç sistemlerinde yaptığı değişikliklerin ardından ortaya çıkar, bu tür durumlarda çözüm geliştiricisi RPA faaliyetlerine devam edebilmek için alternatif yöntemleri araştırır.

Danışman : Genellikle RPA uygulamasının lisans sahibi şirket tarafından atanmış çözüm başına veya müdahale süresine göre ücret alan yüklenici firmalardır. Danışmanlar RPA proje yöneticisi ve Ürün Yöneticisi ile sıkı bir iletişim içinde olmalıdır.

RPA Pazar Birincisi Kimdir ?

RPA yazılım ve servislerinin sektörde ilk tedarikçisi 2001 yılında kurulan Blue Prism şirketidir. Ardından 2003 yılında şirketler için uçtan uca otomasyon sunacağını söyleyen Automation Anywhere şirketi sektöre giriş yapmıştır. Kısa bir süre sonra, 2005 yılında kurulan ve mevcut şirket altyapısıyla kolay entegre edilebilen platformlar sunan UiPath şirketi hızlı bir büyüme yakalamıştır. Günümüzde RPA pazar birincisi UIPath’tir Power Automate, Blue Prism ve Automation Anyehere adlı ürünler liderliği paylaşmaktadır. Türkiye’de yerli imkanlarla üretilen Turkcell RPA bu uygulamaların yaptığı bir çok işlemi gerçekleştirebilmektedir. Ghost adı verilen uygulama Turkcell mühendisleri tarafından halen geliştirilmektedir.

RPA Sektörel Kullanımı

Küresel Pazarda RPA Kullanımı

Küresel pazarta RPA uygulamalarının en çok kullanıldığı sektör bankacılık, finans ve sigortacılıktır. BT ve Lojistik sektörü ilk üçte yer almaktadır.

Türkiye Pazarında RPA Kullanımı

Türkiye pazarında RPA kullanımı küresel pazarla yaklaşık olarak aynı dağılıma sahiptir. Finans, sigortacılık ve üretim endüstrisi ilk üçte yer almaktadır.

RPA Kullanımının Önündeki En Büyük Engeller Nelerdir?

RPA kullanımının önündeki en büyük engellerden biri iş süreçlerinin robotik yöntemler için revize edilmesi konusundaki bilincin tüm çalışanlar tarafından oturmamış olmasıdır. Örneğin eposta adresinin bir mail grubuna eklenmesini isteyen bir son kullanıcı bir çok şirkette kayıt sistemine bu talebi yazar, BT uzmanı kaydı açan kişiden veya belirtmişse içerikten mail adresini alır manuel olarak gidip mail grubunu bulur ve ekler. Oysa o şirketin yazılım geliştiricileri ve domain adminleri bu istekler için belirli bir şablonun doldurulmasını zorunlu kılsa ve son kullanıcı bu bilinçle hareket etse bu işlem için gerçek bir insana ihtiyaç kalmayacaktır.

RPA karşısındaki en büyük engel değişime olan tedirginlik ve risk almaktan kaçınmaktır. Pek çok üst düzey yönetici bu teknoloji çıktığı günden beri durumdan haberdar olmasına rağmen uygulama konusunda isteksiz davranmıştır. Özellikle pandemi sebebiyle dijitalleşmeye olan ihtiyaç arttığı için zorunluluktan devreye alınan pek çok RPA süreci yöneticilerde bu sürecin uygulanabilir olduğu fikrini oluşturmuştur. RPA pazarı %19 luk büyüme hızına sahiptir.

Dünya ekonomik formu tarafından 2020 yılında yapılan araştırmaya göre 2025 te bilgisayar başında çalışan insan sayısıyla RPA sayısının eşitlenecektir. Aynı rapora göre 85 milyon iş tanımı RPA devredilirken 97 milyon yeni iş tanımı oluşacaktır. Bu sebeple gelecekte bilgisayar başında çalışmaya devam etmek isteyen beyaz yakaların kendilerini RPA ve Veri Bilimi alanında geliştirmeleri, önemle tavsiye edilmektedir.

• Yaklaşık 200 Yıllık Matematiksel Sorunun Önemli Bir Parçası Çözülmüş Olabilir
• Agentic Commerce Nedir? Anthropic Blueprint Ne Vaadediyor?
• İnsansı Robot Yarışı Nereye Gidiyor?
• Architecture Decision Record (ADR) Nedir ?
• Elektrik Faturanız Fazla Geliyorsa Okuyun

Yıllar önce kas gücü ile yapılan işlerin bir çoğu artık makinelere yaptırılıyor , araç üretiminde kullanılan robotlar o kadar başarılı sonuçlar veriyor ki insanlardan daha kaliteli ürün çıkarabiliyorlar. Makineleşme insan gücünün daha az kullanılmasına dolayısıyla daha az insan çalıştırmaya sebep oldu . Sanayi devrimi binlerce insanı işsiz bırakırken farklı iş kollarının da doğmasına sebep oldu. 2016 yılına kadar fiziksel işleri makinelere yaptırmak başarı sayılıyordu  , makineler sadece bir şeyleri taşımaya  , monte etmeye veya sökmeye yaradı . Bilgisayar başında yapılacak işlemler için özel eğitimli operatörler ve danışmanlar görev aldı .

Endüstri teknolojileri robotların iş hayatına sadece fiziksel ortamda katılmasını yeterli görmedi. Özellikle endüstri 4.0 dijitalleşmiş sanayi devrimi ile robotların bilgisayar kullanması da gündeme geldi. Son yapılan çalışmalarla birlikte başı Almanya’nın çektiği endüstri 4.0 robotlara bilgisayar da kullandırttı.

Özellikle bilgi teknolojileri departmanlarının backoffice işlerini azaltmak ve mevcut personeli faydalı kullanabilmek için geliştirilen sistemin adı (Robotic Process Automation – RPA)

RPA Nedir ?

Robotic Process Automation kelimelerinin kısaltması olan RPA yukarda da kısmen belirtildiği gibi bilgisayar kullanan robot yazılımlar anlamına gelir. Örneğin fatura yatırmaya gittiniz , bilgisayar başındaki görevli sizden belli başlı bilgileri ister , mesela abone numarası  , tc kimlik no veya telefon numaranız .  İlgili bu bilgileri aldıktan sonra sistemde sorgular ve alması gereken tutarı size söyler , siz de parayı verirsiniz ve görevli arkadaş sistem üzerinde ödemeyi aldığını onaylayarak dönem faturanızın sistem üzerinden ödenmesini sağlar .

İşte , bu işleri artık robotlara yaptırmak mümkün . Bir kişinin bilgisayar başında bu işi yapması yerine bu işi robot yazılımlara yaptırmaya yarayan RPA  tıpkı o görevli gibi gerekli bilgileri sizden isteyerek bu işi yapabiliyor , tabi robota şimdilik banko elemanına konuştuğunuz gibi konuşarak söylemiyorsunuz da ilgili alanları dolduruyorsunuz. Mesela telefonunuzdan daha önce belirlenmiş numaraya FATURA ABONENO TUTAR yazıp gönderdiğinizde sizden banka hesap numarası istiyor. Banka hesap no ve hesap sahibi bilgilerinden sonra bir onay daha isteyip sistemde faturanın ödenmesini sağlıyor . Böylece siz kalkıp ödeme merkezine gitmek zorunda kalmıyorsunuz . Aynı şekilde bu işleri yapmak için de bir personel fazladan çalıştırmak gerekmiyor.

(Robotic Process Automation – RPA) sistemi fatura ve ödeme sistemleriyle de kalmıyor . Şifre resetleme , blokaj kaldırma , hesap aktivasyonları , süreç sorgulama , event oluşturma  , bir ticket yaratma ve takibi gibi konularda adeta bir BT personeli gibi sizlere destek oluyor. Kurgusuna göre bilgisayarda çalıştırılacak bir uygulama üzerinden veya Powershell üzerinden ilgili uygulamaları çalıştıran (Robotic Process Automation – RPA) sistemi daha önce gerçek kişi ne iş yapıyorsa o işi yapıyor.

Siz bir kayıt açıyorsanız o da bir kayıt açıp süreç başlatıyor , siz konu ile ilgili teyitleşme yoluna gidiyorsanız o da sizin gibi teyit yapıyor . 2016 sonları 2017 başında endüstri hayatında varlığından söz ettiren teknoloji 2018 yılında ülkemizde de etkin kullanılmaya başlandı . Şuan Turkcell ve Comdata , Kocsistem ve diğer teknoloji firmaları tarafından kullanılan ssitem gelecekte yapay zeka ile birleşerek olumsuz durumlar için kendiliğinden aksiyon da alabilecek. Örneğin sürekli aynı işi yapan robotik bir yazılım var, yazılım bir süre sonra hesapların beklenen değerin altında olduğunu fark ederek genel müdürün bilgisayarına alarm üretebilecek . Böylece genel müdür yolunda gitmeyen konular hakkında aksiyon alabilecek.

Üretim bandında kullanılan bir robotik sistem planlanan verilerin sapma yaptığını farkettiğinde bunu düzeltme yoluna gidebilecek , real time olarak tabir edilen gerçek zamanlı raporlama sayesinde anlık aksiyon alabilecek olan bu robotlar tıpkı geçmişte olduğu gibi insanların kısmen işsiz kalmasına sebep olacak fakat bu süreç başka meslek dallarının da oluşmasına sebep olacak.

Daha fazla üretim daha responsive mal tedariği ve ürün çeşitliliği için mekanik , elektronik hatta biyolojik anlamda her türlü gelişme robotic teknolojilerle destekleniyor. 2050 yılına gelindiğinde insan hayatında data üreten ve bu dataları real time olarak kişiye raporlayan sensör sayısının 30 u geçeceği tahmin ediliyor. Bilgisayarlar gibi insalarında unic bir mac adresine sahip olacağı dönemker çok uzak değil .

RPA’nın Faydaları

RPA, işinizi sadece hissedar değerinin kilidini açarak değil, aynı zamanda çalışan ve müşteri avantajları ile de dijital hale getirmenize yardımcı olabilir. Özetle, karşılaştığımız başlıca faydalar şunlardır:

• Daha Kaliteli Servisler: Daha az hata ve daha iyi müşteri hizmeti demektir.
• Daha İyi Uyum: İş süreçleri mevcut düzenlemelere ve standartlara uygun olarak çalışacak şekilde ayarlanabilir.
• Artırılmış Hız: Robotların işleme süresindeki azalmaya bağlı olarak, daha önce görülmemiş hızlarda ve servislerde daha hızlı bir şekilde tamamlanabilir.
• Artan Çeviklik: Azaltılmış ek yük ve yeni veya değişen süreç kurallarına uyum sağlama yeteneği.
• Kapsamlı Analizler: Süreç verilerinin sayısallaştırılması ve denetlenmesiyle geliştirilmiş verimlilik.
• Azaltılmış Maliyetler: Manuel veya tekrarlayan işler RPA yazılımı tarafından maliyetin bir kısmında gerçekleştirilir
• Çalışan Deneyimi: Daha ilginç ve daha az sıradan, manuel çalışma, personel verimliliğini arttırır ve daha az yıpranma anlamına gelir.