ERP YAZILIMI SEÇME !
ERP YAZILIMI SEÇİM SÜRECİ
ERP sistemleri, kurumun ana omurgasıdır. Yoğun rekabet ortamında
değişimin sürekliliğini yakalayabilmek, hedef ve politikalarla uyumlu çözümleri
bulabilmek için başlangıçta doğru yazılım teknolojilerinin seçilmesi gerekir.
Seçilen ERP yazılımının işletmenin mevcut insan kaynağı ve bilgi kaynakları ile
uyumu önemlidir. Yazılım seçim süreci, aşağıdaki genel adımları içerir:
• ERP seçim ekibinin ve yöneticisinin belirlenmesi: ERP yazılım seçimi için
öncelikle firma, ne istediğini bilen bölüm yöneticilerinden oluşan seçim
komitesini oluşturmalıdır. Eğer firma seçim komitesini kuramaz veya
yeterli zamanı ayıramaz ise bu konuda uzman danışman kuruluşlara
başvurarak çözüm aramalıdır. Kurum ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bu
ihtiyaçlara yanıt verecek yazılımın seçimi gibi son derece kritik kararlar,
bu ekip tarafından alınacaktır.
• Kurumun gereksinim analizi: ERP yazılım seçim kriterleri, aslında işletmenin
gereksinim analizidir. İşletme bugünkü ve gelecekteki gereksinimlerini
belirler. Bu aşamada kurum, ilk olarak kendini tanımalıdır. Kuruluşun
mevcut iş ve bilişim alt yapısı, her bir birimin görevleri, gereksinimleri ve
eksiklikleri açıklıkla saptanmalı ve bir modeli çıkarılmalıdır. Daha sonra,
mevcut durum ışığında neler yapılması gerektiğini içeren hedefler
konmalıdır. Bu amaçla kurumlara yardımcı olabilecek çok sayıda çalışma
ve yazılım geliştirilmiş olup, bunlara internet üzerinden kolayca
ulaşılabilir.
• Kuruma özel talep listelerinin (Request For Proposal- RFP) geliştirilmesi:
Kurumun gereksinim analizi sonucunda, yeni sistemde görmek istediği ve
yapabilirliklerini genişletmeyi hedeflediği alanları belirten, sistematik bir
listedir. Ayni zamanda seçilecek yazılımın karşılaması gereken, seçim
kriterleri olarak da değerlendirilebilir. Doğrudan seçim komitesi
tarafından yapılan incelemeler ve tedarikçi firmalardan toplanan bilgiler
ile oluşturulur.
• Talep listelerinin (RFP) tedarikçilere gönderilmesi: Bu aşama, yapılan ön
çalışmalar sonucunda daha yakından incelenmesine karar verilen yazılım
tedarikçilerine, bir davet niteliği taşımaktadır.
• Tedarikçi firmaların tanıtım için davet edilmesi: Ön elemeyi geçen tedarikçi
firmalar, daha önceden yollanan talep listelerini nasıl yanıtlayabileceklerini
gösteren bir demo yapmaya davet edilirler. Bu aşamada seçici kurul, farklı
yazılımların yapabilirliklerini, yeteneklerini ve yeterliliklerini ilk elden
görme fırsatı bulacaktır.
• Tedarikçi firmanın kurulum yaptığı diğer firmaların ziyareti: Bu da benzer
süreçlerden geçen diğer firmaların yaşadıklarını ilk elden görmek,
yaşanmış tecrübeleri değerlendirmek ve çalışan bir uygulamayla yüzyüze
gelebilmek açısından seçim ekibine çok yararlı bir geri besleme
sağlayacaktır.
• Yazılımın seçimi: Yukarıda incelenen pek çok yazılım fonksiyonlarına ek
olarak seçim aşamasında, tedarikçilerin finansal durağanlığını,güvenilirliğini, destek gücünü, sektöre uygunluğunu, piyasadaki
tanınmışlık düzeyini ve teknolojik yenilikleri ne ölçüde takip ettiğini de
dikkate almak gerekir. Seçim kriterlerinin sayısı arttıkça, seçim işlemi de
karmaşıklaşacaktır. Bu konuda ERP yazılım paketinde aranan özellikler
arasındaki öncelikler belirlenerek, alternatif yazılımların bu özelliklere
göre puanlamasına gidilebilir. Yazılım maliyetleri de dikkate alınan her bir
paketin ağırlıklı toplam puanı hesaplanarak bir seçim modeli
oluşturulabilir. Daha etkin karar verilmesine yardımcı olabilecek bir başka
yaklaşım, karar destek sistemlerinde bir araç olarak kullanılan, uzman
sistemlerden yararlanılmasıdır.
ERP sisteminin seçimi önemli olup, hatalar yapılabilmektedir. ERP
sisteminin pahalı olması ve uyarlamanın zaman alması nedeniyle hatalı seçimin
maliyeti yüksektir. Seçim komitesinde bulunanların yeterli birikime sahip
olmaması, seçimin uzamasına ve hatalı kararların alınmasına yol açmaktadır.
Seçim sürecinde firmanın ihtiyaçlarının analiz edilmesi, firmanın ne istediğini
bilen duruma gelmesi, uyarlama aşamasında önemli zaman kazancı sağlayacaktır
(Balaban, 1999). İlk bakışta ERP uygulamalarındaki başarı/başarısızlık
görünümünün altında, işletmenin hiç karşılaşmadığı düzeyde büyük bir bilgi
sistemleri yatırımına girişmesi ve bu süreçteki zaman, insan kaynakları ve
bütçeleri yönetmekteki güçlükler yatmaktadır. Bu açıdan proje yönetimi ve proje
ekibi, ERP uygulamalarında kuşkusuz başarının en önemli etkenidir. Projenin
organizasyonu, işin yapılış biçimini ve hızlı ilerlemeyi etkileyen bir husustur.
ERP, yalnızca bilgi sistemleri biriminin değil, tüm kurumun bir projesidir.
Sorumluluklar da buna göre, tüm ilgili birimlere dağıtılmalıdır.
